Etkili Toplantılar Yapmanın 7 Yolu
İş yaşamında her gün bir çok toplantıya katılıyoruz. Bu toplantılar kişiler arasında iletişim sağlama ve karar alma yönlerinde bazen faydalı oluyor.
Öte yandan, sadece “takvim” gereği yapılan, insanların kullanmayacakları notlar alıp sıkıntı içinde oturduğu, ilişki geliştirme ya da aksiyon alma yönlerinde katkı sağlamayan bir çok toplantı da maalesef gerçekleştiriliyor. Gündelik yaşamımızda “toplantı yapmaktan iş yapamıyoruz”, “o toplantıda onca şey konuştuk, hiçbir işe yaramadı” türü bir çok yakınma ile karşılaşıyoruz.
Daha etkili, daha işe yarar toplantılar yapmak için işte size 7 öneri:
a) Rutin ekip toplantılarının hepsini iptal edin. Sırf takviminizde, ajandanızda yer alıyor diye toplanmanıza gerek var mı?
b) Ayakta, kimsenin oturmadığı toplantılar düzenleyin. Ayakta toplantılarda, toplantı yöneticisi ve katılımcılar kendi alanlarıyla ilgili konuları kısaca paylaşabilir. Daha uzun konuşulması gereken karmaşık konular varsa, bunları daha sınırlı sayıda katılımcı ile daha geniş zaman ayırabildiğiniz günlerde oturarak konuşun. Sadece konunun direkt muhataplarını bu toplantıda yer alması yeterli olacaktır.
c) Uzun toplantılar yapmanız gereken durumlarda mutlaka bir toplantı gündemi yazın. Bu gündemi katılımcılarla paylaşın, eklemek istedikleri konular varsa paylaşmalarını isteyin. Toplantı ajandanızı mutlaka bilgilendirme konuları ve aksiyon alınacak konular diye ikiye ayırarak katılımcılara aktarın. Bu çerçeveyi toplantı boyunca koruyun. Toplantı notlarını, aksiyon alınacak konuları görüşmenizin sonunda yazılı olarak paylaşın.
d) Katılımcı sayısına dikkat edin. Etkili bir toplantı için katılımcı sayınız hiçbir zaman 10-12’yi geçmemeli. Kalabalık toplantılar boş, gereksiz konuların konuşulduğu toplantılar olmaya daha yatkındır.
e) Toplantı öncesinde katılımcıların daha önce gündemde olmayan ufak tefek konularla ilgili inceleme ya da hazırlık yapmasını istiyorsanız bunları toplantı öncesinde iletin. Bazı başlıklarda zaman kazanmanın bir yolu bu olabilir.
f) Toplantılarınızda ilk sözü genç, daha az deneyimli çalışanlara verin. Böylece bu kişilerin deneyimli kişilerin etkisinde kalmasını veya yöneticiler nedeniyle konuşma şansı bulamamasını engellersiniz. Bu durum gençlerin özgüvenlerinin gelişmesine de katkı sağlar.
g) Bir toplantıda bir konuyla ilgili tartışmayı nerede keseceğinize dikkat edin. İnsanlar söylemek istedikleri şeyler varken sözlerinin kesilmesine içerleyebilirler. Diğer taraftan aşırı söylenen şeyler ya da fazla ateşli konuşmalar konuların farklı yönlere gitmesine neden olabilir. Böyle durumlarda çizgiyi nerede çekmelisiniz? Bu sorunun net bir yanıtı yok. İşin bu noktalara gelmesini engellemenin en iyi yolu katılımcıların vücut dillerine dikkat etmektir. Köpüren tartışmalarla karşı karşıyaysanız konuyu toparlamanızın zamanı gelmiş demektir.
TalentVille 