Category Archives: toplantı yönetimi

Daha Etkili ve Daha Az Sıkıcı Toplantılar Yapmanın 10 Yolu

Toplantılardan sıkılıyorsanız işiniz zor. Kariyeriniz boyunca giderek daha fazla toplantı yapmanız gerekecek.

 

 

O zaman iş yaşamının bu önemli “vazgeçilmez”ini daha etkili hale getirin. İşte size bu yolda kullanabileceğiniz 10 öneri:

1. Zaman planı:

Toplantıya başlayacağınız, ve toplantıyı bitireceğiniz saati baştan bildirin; bu plana uyun. Bunu alışkanlık haline getirmeniz bir sonraki birlikteliğinize disiplin katar. Toplantı odanızda herkesin görebileceği bir saatin olması önemlidir.

2. Geç kalana tolerans göstermeyin:

Aranıza geç katılan arkadaşlarınıza kahve servisi yaptırmanız ya da bir sonraki görüşmenize bir pasta getirme cezası vermeniz zamanında gelme yönünde kendilerini motive edebilir.

3. Lafın uzamasına izin vermeyin:

Hemen hemen her ekipte lafı uzatan, cümlenin sonunu getiremeyen, “mıy mıy mıy” diye anlamsız ifadeler kullanan birileri vardır. Karşınızda böyle biri varsa yönlendirmekten, tekrar raya sokmaktan çekinmeyin.

4. Toplantıya “oyuncak” almayın:

Mümkünse cep telefonu, BlackBerry, iPad, laptop getirilmemesini isteyin. Bir toplantı süresinde hemen yanıtlanması gerekecek kadar ölümcül kaç tane işiniz oluyor?

5. Sabah saatlerinde toplanın:

İnsanların daha “uyanık” olduğu saatler sabah saatleridir. Yorgunluk çökmeden yol alın.

6. Toplantı gündeminize harfiyen uyun:

Gündeminizde olmayan konular açığa çıkarsa not alıp devam edin, o konuları ayrıca toplanıp değerlendirin. Her sürpriz konuyu ajandanıza alırsanız hem toplantınız bitmez hem de asıl gündeminizden uzaklaşırsınız.

7. Arada bir ayaküstü toplantı da olur:

Konuşacağınız konu, kısa konuşulabilecek bir konu ise, hızlıca paylaşıp karar alabileceğinizi düşünüyorsanız ayak üstü de konuşabilirsiniz.

8. Toplantı odanız serin Olsun:

Bazı içeceklerin üzerinde “soğuk içiniz” yazar. İçeceğinizi istediğiniz gibi alın ama toplantı odanızı mutlaka soğuk tutun. İnsanların –hele yemek sonralarında- gevşeyip esnemeye başlamasını istemiyorsanız, soğuk ve “diri” odalar her zaman daha iyidir.

9. Yiyecek almayın:

Toplantıda yiyecek ortalığı dağıtmakla kalmaz katılımcıların da dikkatini dağıtır. Ayrıca onca kaloriye ihtiyacınız var mı?

10. Toplanmaya gerek var mı?

Son olarak, toplantı daveti atmadan önce gerçekten toplanmaya gerek var mı bir düşünün. Bazen bir e-mail, bir-iki telefon görüşmesi de işinizi görebilir.

Reklamlar

Etkili Toplantılar Yapmanın 7 Yolu


Etkili Toplantılar Yapmanın 7 Yolu
İş yaşamında her gün bir çok toplantıya katılıyoruz. Bu toplantılar kişiler arasında iletişim sağlama ve karar alma yönlerinde bazen faydalı oluyor.


Öte yandan, sadece “takvim” gereği yapılan, insanların kullanmayacakları notlar alıp sıkıntı içinde oturduğu, ilişki geliştirme ya da aksiyon alma yönlerinde katkı sağlamayan bir çok toplantı da maalesef gerçekleştiriliyor. Gündelik yaşamımızda “toplantı yapmaktan iş yapamıyoruz”, “o toplantıda onca şey konuştuk, hiçbir işe yaramadı” türü bir çok yakınma ile karşılaşıyoruz.
Daha etkili, daha işe yarar toplantılar yapmak için işte size 7 öneri:
a)    Rutin ekip toplantılarının hepsini iptal edin. Sırf takviminizde, ajandanızda yer alıyor diye toplanmanıza gerek var mı?
b)    Ayakta, kimsenin oturmadığı toplantılar düzenleyin. Ayakta toplantılarda, toplantı yöneticisi ve katılımcılar kendi alanlarıyla ilgili konuları kısaca paylaşabilir. Daha uzun konuşulması gereken karmaşık konular varsa, bunları daha sınırlı sayıda katılımcı ile daha geniş zaman ayırabildiğiniz günlerde oturarak konuşun. Sadece konunun direkt muhataplarını bu toplantıda yer alması yeterli olacaktır. 
c)    Uzun toplantılar yapmanız gereken durumlarda mutlaka bir toplantı gündemi yazın. Bu gündemi katılımcılarla paylaşın, eklemek istedikleri  konular varsa paylaşmalarını isteyin. Toplantı ajandanızı mutlaka bilgilendirme konuları ve aksiyon alınacak konular diye ikiye ayırarak katılımcılara aktarın. Bu çerçeveyi toplantı boyunca koruyun. Toplantı notlarını, aksiyon alınacak konuları görüşmenizin sonunda yazılı olarak paylaşın.
d)    Katılımcı sayısına dikkat edin. Etkili bir toplantı için katılımcı sayınız hiçbir zaman 10-12’yi geçmemeli. Kalabalık toplantılar boş, gereksiz konuların konuşulduğu toplantılar olmaya daha yatkındır.
e)    Toplantı öncesinde katılımcıların daha önce gündemde olmayan ufak tefek konularla ilgili inceleme ya da hazırlık yapmasını istiyorsanız bunları toplantı öncesinde iletin. Bazı başlıklarda zaman kazanmanın bir yolu bu olabilir.
f)    Toplantılarınızda ilk sözü genç, daha az deneyimli çalışanlara verin. Böylece bu kişilerin deneyimli kişilerin etkisinde kalmasını veya yöneticiler nedeniyle konuşma şansı bulamamasını engellersiniz. Bu durum gençlerin özgüvenlerinin gelişmesine de katkı sağlar.
g)    Bir toplantıda bir konuyla ilgili tartışmayı nerede keseceğinize dikkat edin. İnsanlar söylemek istedikleri şeyler varken sözlerinin kesilmesine içerleyebilirler. Diğer taraftan aşırı söylenen şeyler ya da fazla ateşli konuşmalar konuların farklı yönlere gitmesine neden olabilir. Böyle durumlarda çizgiyi nerede çekmelisiniz? Bu sorunun net bir yanıtı yok. İşin bu noktalara gelmesini engellemenin en iyi yolu katılımcıların vücut dillerine dikkat etmektir. Köpüren tartışmalarla karşı karşıyaysanız konuyu toparlamanızın zamanı gelmiş demektir.